Wat is Microsoft 365 Copilot en hoe gebruik je het in je dagelijkse werk?

Wat is Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot is een AI-assistent binnen Microsoft 365. De assistent helpt je onder meer bij het schrijven van teksten, het samenvatten van informatie, het analyseren van gegevens en het maken van presentaties op basis van een taalmodel dat je eigen werkdata combineert met actuele informatie van het web.

In de praktijk betekent dit dat Copilot bijvoorbeeld:

• een eerste versie van een tekst, e-mail of presentatie voor je schrijft;
• een vergadering of een lang gesprek in Teams samenvat;
• patronen en trends in een Excel-bestand herkent en toelicht.

Voor het gebruik van Copilot in de Microsoft 365-apps heb je een Microsoft 365 Copilot-licentie nodig, boven op je bestaande Microsoft 365-abonnement. Welke functies er precies beschikbaar zijn, hangt af van het abonnement en de instellingen van je organisatie. Microsoft 365 Copilot is dus niet gratis: met een gratis Microsoft-account kun je via Copilot Chat wel losse vragen stellen, maar dan zonder automatische koppeling aan je eigen bestanden en mailbox.

Hoe werkt Microsoft 365 Copilot?

Copilot gebruikt naast het taalmodel ook de werkinformatie waar jij als gebruiker al toegang toe hebt, zoals je documenten in SharePoint en OneDrive, je e-mails en je Teams-chats. Vraag je Copilot in Outlook om een antwoord op een e-mail op te stellen, dan gebruikt Copilot de inhoud van die e-mail en eventueel gerelateerde berichten als context voor het concept dat het voorstelt.

Belangrijk om te weten: Copilot toont alleen informatie waar jij zelf rechten voor hebt. Het model omzeilt geen bestaande rechtenstructuur en maakt geen nieuwe informatie zichtbaar die je normaal niet zou kunnen inzien.

Zo gebruik je Copilot in Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams

Copilot werkt in elke app net iets anders, omdat de taak ook per app verschilt. Onderstaande voorbeelden laten zien hoe je er in de praktijk gebruik van kunt maken.

Copilot in Word

In Word open je Copilot via het zijpaneel of door direct in een leeg document te typen wat je nodig hebt. Je kunt Copilot bijvoorbeeld vragen om een eerste opzet van een projectplan te schrijven op basis van een korte omschrijving, of om een bestaande tekst korter, formeler of juist toegankelijker te maken. Werk je met een lang document, dan vat Copilot de belangrijkste punten voor je samen.

Wil je hier gerichter mee oefenen, volg dan de Workshop: Word Copilot, waarin je onder meer leert hoe je effectieve prompts schrijft en documenten herstructureert met AI.

Copilot in Excel

In Excel helpt Copilot je met het analyseren van data: je vraagt bijvoorbeeld welke trends er in een verkoopoverzicht zichtbaar zijn, of laat een draaitabel of grafiek voorstellen op basis van je dataset.

In de Workshop: Excel Copilot ga je hier praktisch mee aan de slag: van formules laten opstellen en uitleggen tot grafieken maken met een opdracht in gewone taal.

Copilot in PowerPoint

In PowerPoint zet Copilot een eerste presentatie voor je op, op basis van een korte omschrijving of een bestaand Word-document. Ook voegt het dia’s toe aan een bestaande presentatie, herschrijft het sprekersnotities en doet het ontwerpsuggesties die je zelf beoordeelt en aanpast.

In de Workshop: PowerPoint Copilot oefen je met dit soort prompts en leer je AI-suggesties te combineren met je eigen ontwerpkeuzes.

Copilot in Outlook

In Outlook vat Copilot lange e-mailthreads samen, zodat je in één oogopslag weet waar een discussie over gaat. Ook stelt het conceptantwoorden op, die je vervolgens in je eigen toon aanpast voordat je ze verstuurt.  

In de Workshop: Outlook Copilot oefen je met het opstellen en verfijnen van berichten, het samenvatten van lange threads en het voorbereiden van vergaderingen.

Copilot in Teams

Tijdens of na een Teams-vergadering geeft Copilot een samenvatting van wat er is besproken, wie welke actie oppakt en welke vragen nog openstaan. Handig als je een vergadering hebt gemist of snel wilt terugkijken wat er precies is afgesproken.

Tijdens de training Teams Basis (incl. Copilot) leer je naast deze Copilot-functies ook de basis van samenwerken, chatten en vergaderen in Teams.

Je blijft zelf verantwoordelijk voor wat Copilot voor je maakt. Controleer daarom altijd de teksten, formules en presentaties die Copilot oplevert voordat je ze gebruikt of doorstuurt.

Dit levert Copilot op in je dagelijkse werk

Wat Copilot precies oplevert, hangt sterk af van je rol en de taken die je dagelijks uitvoert. Een verkoopmedewerker gebruikt Copilot bijvoorbeeld om snel een offerte op te stellen op basis van eerdere klantgesprekken, terwijl een HR-medewerker er functieomschrijvingen mee opstelt of sollicitatiegesprekken laat samenvatten. Voor een financieel medewerker kan Copilot juist helpen bij het analyseren van een Excel-rapportage of het opstellen van een toelichting daarop.

Wil je vooral leren hoe je Copilot binnen jouw eigen functie inzet? Tijdens de training Optimize Productivity with Copilot for Microsoft 365 (MS-4004) oefen je met praktijkcases, geschikt voor onder meer sales, marketing, finance, HR, IT en operations.

Blijf zelf controleren wat Copilot voor je maakt

Copilot neemt jouw werk niet volledig van je over en levert ook niet automatisch een betrouwbaar eindresultaat op. De kwaliteit van wat Copilot oplevert, hangt af van de informatie die beschikbaar is, hoe je een opdracht formuleert en de controle die je zelf achteraf uitvoert. Een samengevat verslag kan bijvoorbeeld een nuance missen die voor jou als deelnemer wel duidelijk was, en een gegenereerde formule in Excel kan net op een verkeerde aanname zijn gebaseerd.

Houd daarom rekening met een paar aandachtspunten:

• Controleer altijd de feitelijke inhoud van een door Copilot gegenereerde tekst, samenvatting of berekening.
• Wees je bewust van welke gegevens Copilot kan gebruiken; het model werkt met de bestanden en mails waar jij als gebruiker toegang toe hebt.
• Formuleer je opdracht zo specifiek mogelijk: hoe concreter de vraag, hoe bruikbaarder het resultaat.
   

Hoe leer je effectief werken met Microsoft 365 Copilot?

Effectief werken met Copilot begint met duidelijke opdrachten. Daarnaast leer je vooral met de tijd herkennen bij welke taken de assistent jou echt tijd bespaart en wanneer je beter zelf aan de slag gaat. Wil je die vaardigheid gericht opbouwen, dan is een training een logische vervolgstap: een workshop per applicatie zoals hierboven, of verdieping in de toepassing binnen jouw eigen rol.

Microsoft 365 Copilot neemt jouw werk niet over, maar versnelt veel voorbereidende taken: een eerste tekstversie, een samenvatting van een vergadering, een analyse van gegevens. Jij bepaalt welke informatie relevant is, controleert het resultaat en maakt de uiteindelijke keuzes.

Wil je ook de applicatie zelf beter leren kennen? Copilot is inmiddels in elke Office-basistraining verwerkt, van Word tot Teams. Bekijk het overzicht van alle Microsoft Copilot-trainingen bij Computrain om te zien welke vorm het beste past bij jouw niveau.