PMO steeds belangrijker bij de strategische veranderingsagenda

De rol van het Project Management Office (PMO) verandert in rap tempo. In welke richting ontwikkelt het vakgebied zich, wat zijn daarvan de oorzaken en de gevolgen voor het PMO? In dit artikel geeft Ans Oude Geerdink, Project Manager en Docent IPMA bij Computrain daar zo goed mogelijk antwoord op. 
 
IPMA staat voor de International Project Management Association, een beroepsorganisatie die zich bezighoudt met de professionalisering van Project- en Programma Management in de breedste zin van het woord, voor zowel de traditionele als de agile varianten. Bij deze internationale organisaties zijn meer dan 70 landen aangesloten. IPMA is tevens de uitgever van IPMA-certificaten en afnemer van de bijbehorende examens voor het hele werkveld van projectmatig werken (Project, Programma en Portfolio- Managers en PMO-ers). Er zijn IPMA-certificaten te behalen op vier niveaus, van IPMA D voor starters tot IPMA A voor het directie niveau. Daarvoor moeten ze aan uitgebreide voorwaarden voldoen en een examen afleggen. Computrain biedt trainingen ter voorbereiding op de verschillende IPMA-examens. Sinds enkele jaren zijn er ook certificaten en bijbehorende examens en trainingen voor IPMA PMO D en binnenkort ook voor IPMA PMO C.  

Project Management groeit mee 

“We werken al projectmatig zolang de mensheid oud is. Dit is namelijk dé manier om veranderingen tot een goed einde te brengen”, zegt Ans Oude Geerdink. “Toen IPMA werd opgericht was Nederland met name een productieland, net als veel andere westerse landen. De opkomst van internet en de steeds verder voortschrijdende digitalisering hebben daar verandering in gebracht. Ondertussen veranderde het vak van Project Management mee met de IT en de overgang naar een innovatiesamenleving. Het wordt daardoor steeds vaker gebruikt, ook in verschillende agile varianten zoals Scrum. We zijn nu aanbelandt op het punt dat maar liefst 42% van het Nederlandse BNP wordt geproduceerd door projectmatig werken.” 

Waarom PMO? 

Het aantal organisaties dat projectmatig werkt en het aantal projecten per organisatie blijft toenemen. Bij grote organisaties loopt dat al snel in de honderden projecten en programma’s per jaar. Door die forse groei wordt er van organisaties steeds meer professionaliteit gevraagd om projecten te managen. Het besturingsmodel om dit te realiseren bestaat uit prioriteren (Portfolio Management), de opbrengsten van de veranderingen verzilveren (Programma Management) en het realiseren van de daarvoor benodigde producten (Project Management). Om de afstemming tussen deze drie lagen in goede banen te leiden, ontstaan er steeds meer (permanente) PMO’s. Deze teams helpen organisaties bij het ondersteunen van projecten, programma’s en portfolio’s, bijvoorbeeld de Portfolio Board bij het aanleveren van de juiste gegevens om de toewijzing van de schaarse interne resources aan verschillende projecten en programma’s mogelijk te maken. Om het groeiende aantal projecten binnen grote organisaties in goede banen te leiden, wordt een goed functionerende PMO steeds belangrijker. 

Specialistische kennis verschuift naar het PMO 

Vroeger werden leidinggevenden bij het managen van projecten ondersteund door persoonlijke assistenten zoals secretaresses. Maar door de groei van het aantal projecten en de toenemende complexiteit van de projecten zelf, is daar een aparte afdeling voor in het leven geroepen: het PMO. “Een permante, centrale PMO kan op vele verschillende terreinen ingezet worden, bijvoorbeeld voor het verzorgen van de financiën, stakeholder- en omgevingsmanagement, planning en voortgangsrapportages. Maar denk ook aan HR-taken voor het in huis halen van de juiste skills”, legt Ans Oude Geerdink uit. Door deze aanpak beschikt het PMO over de juiste gegevens om ook de Portfolio Board te voorzien van de noodzakelijk informatie op basis waarvan de juiste strategische beslissingen voor de veranderagenda van het bedrijf genomen kunnen worden. Het takenpakket van het PMO wordt dus steeds groter. “Dit is een tendens die ik zich steeds verder zie ontwikkelen. Wij zijn bijna aanbeland op het punt dat het voor grote organisaties zelfs efficiënter is om dedicated specialisten aan het PMO toe te wijzen.” 
 
Naast het uitbreiden van PMO’s met dedicated specialisten, verwacht Ans Oude Geerdink dat het PMO steeds meer gebruik gaat maken van Artificial Intelligence (AI): “Hoe breng je alle projectdata bij elkaar, hoe orden je die en op welke wijze haal je daar de juiste informatie uit? Maar ook op het gebied van communicatie, correspondentie en informatieoverdracht kan AI een belangrijke rol gaan spelen. Dat zijn uitdagingen waar veel PMO’s de komende jaren mee te maken krijgen. AI kan daarbij helpen. Deze technologie kan het PMO repetitieve werkzaamheden uit handen nemen, zoals het maken van planningen en het uitschrijven van notulen.” En dat is slechts een fractie van de mogelijkheden. Voor welke PMO-taken kan AI nog meer uitkomst bieden? Op 29 mei a.s. houdt Ans Oude Geerdink op de IPMA Vakdag 2024 een presentatie over de laatste ontwikkeling rondom PMO’s en de mogelijkheden van AI. 

Benieuwd naar de mogelijkheden van AI voor Project Management? Volg de presentatie op de IPMA Vakdag 2024